Phiếu chi tiền mặt là chứng từ kế toán bắt buộc được lập khi doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện các khoản thanh toán bằng tiền mặt từ quỹ.
Khi nào cần dùng
Phiếu chi tiền mặt được sử dụng mỗi khi kế toán quỹ xuất tiền mặt để thanh toán các khoản chi phí phát sinh như mua văn phòng phẩm, tạm ứng công tác phí, thanh toán lương, hoặc chi trả cho nhà cung cấp nhỏ lẻ. Đây là căn cứ để ghi sổ kế toán tiền mặt và đối chiếu tồn quỹ cuối kỳ. Mọi khoản chi bằng tiền mặt đều phải có phiếu chi hợp lệ, không được ghi nhận chi phí khi chưa lập chứng từ này.
Hướng dẫn điền
- Số phiếu, ngày lập: Ghi theo thứ tự liên tục trong năm tài chính, không được bỏ trống hoặc đánh số trùng.
- Họ tên người nhận tiền: Ghi đầy đủ họ tên, bộ phận hoặc địa chỉ của người thụ hưởng; nếu là nhà cung cấp thì ghi tên tổ chức.
- Nội dung chi: Diễn giải rõ ràng mục đích sử dụng, tránh ghi chung chung như "chi phí khác"; cần khớp với hóa đơn hoặc chứng từ kèm theo.
- Số tiền: Ghi bằng số và bằng chữ, hai giá trị phải thống nhất; đơn vị tính là đồng Việt Nam (VNĐ).
- Chữ ký xác nhận: Cần đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc (hoặc người được ủy quyền) và người nhận tiền.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu chi tiền mặt được quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn) ho